Публикации

Адвокатами АО «ФИНЭКС» ведется активная деятельность по освещению актуальных правовых проблем в печатных средствах массовой информации. Мы всегда готовы поделиться с Вами своим взглядом на проблемные вопросы применения действующего законодательства.

ПОЛЬЗУЕМСЯ ЧУЖИМ АВТОМОБИЛЕМ

Нередко предприятия используют в своей деятельности автомобили, причем которые принадлежат физическим лицам, которые могут являться в том числе и работниками предприятия, потому как собственных может не хватать или вовсе не быть. В данной публикации коснемся некоторых правовых и учетных моментов.

Итак, один из вариантов использования чужого автомобиля — «позаимствовать» его у работника или другого физического лица. При этом возможны 3 варианта эксплуатации транспортного средства:

·         компенсация работнику расходов в соответствии со ст. 125 КЗоТ;

·         на основании договора аренды;

·         на основании договора ссуды.

Рассмотрим эти варианты подробно.

1.      Компенсация расходов работника

В ст. 125 КЗоТ ней говорится о праве работников, использующих свои инструменты для нужд предприятия, учреждения, организации, получить компенсацию за их износ (амортизацию). Причем понятие «инструмент» здесь стоит рассматривать в его более широком значении, т. е. как средство труда, к которому также можно отнести и автомобиль.

Выплачивать компенсацию работнику при использовании его автомобиля для нужд предприятия без оформления договора аренды разрешают и налоговые органы (см. разъяснение в категории 103.04 БЗ).

Такая компенсация оформляется между работодателем и работником — владельцем транспортного средства следующим образом, так, работнику достаточно подать заявление с просьбой разрешить ему использовать личный автотранспорт при выполнении своих трудовых обязанностей. Работодатель, в свою очередь, на основании заявления работника должен издать приказ (распоряжение) о выплате компенсации работнику за использование для нужд предприятия его личного автомобиля. В нем, среди прочего, следует указать цель и период использования автомобиля, размер и порядок выплаты компенсации.

Обратите внимание:

·         положение о возможности использования личного автомобиля работника с выплатой ему соответствующей компенсации желательно включить в коллективный договор. Если в коллективном договоре это не прописано, можно заключить с работником отдельный договор об использовании его автомобиля для нужд предприятия.

·         желательно, чтобы за рулем такого транспортного был сам работник, являющийся его собственником. Дело в том, что по ст. 125 КЗоТ компенсация выплачивается работнику, который использует свой инструмент для нужд предприятия.

При таком варианте отношений работодатель обязан компенсировать только износ автомобиля (ст. 125 КЗоТ). Отсюда вырисовываются следующие минусы:

1.      С точки зрения ст. 125 КЗоТ, у предприятия-работодателя, использующего автомобиль работника по «компенсационному» варианту, нет правовых оснований для его ремонта и ТО.

2.      Если же такие расходы предприятие осуществляет, желательно, чтобы работник компенсировал их стоимость. В противном случае будет иметь место бесплатное предоставление сотруднику работ/услуг с соответствующим налогообложением (см. ниже).

3.      Также нет у работодателя оснований возмещать работнику и стоимость горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ). Правда в этом случае, есть такой вариант, что заправка автомобиля будет осуществляться топливом, купленным предприятием. То есть предприятие, приобретая топливо, приходует его на баланс, а затем списывает на основании подтверждающего документа (путевого листа). При этом закупка ГСМ может осуществляться как за наличный (через подотчет, в том числе закупка водителем), так и за безналичный расчет. При таком варианте работник формально не несет никакие расходы, а значит, и компенсировать ему нечего. 

Учетные моменты:

1.       Износ.Поскольку в качестве компенсации работодатель возмещает износ автомобиля, нужно рассчитать амортизацию такого транспортного средства. Для этого необходимо знать его стоимость. Подтверждающим документом в этом случае может служить акт экспертной оценки или другие документы, подтверждающие стоимость автомобиля (например, договор купли-продажи).

2.      Допблаго: НДФЛ и Военный сбор (далее - ВС). Выплачивая работнику компенсацию за пользование его личным автомобилем, вам придется уплатить в бюджет НДФЛ и ВС. Дело в том, что компенсационные выплаты будут для работника не чем иным, как дополнительным благом (п.п. «г» п.п. 164.2.17 НК). Также дополнительным благом будет стоимость ремонтов и ТО автомобиля, проведенных за счет средств предприятия и не оплаченных работником, а также возмещение ему стоимости ГСМ (см. разъяснение фискалов, приведенное в категории 103.02 БЗ). Это не касается случая когда используется топливо через предприятия - доход у работника не возникнет. 

3.      ЕСВ. Выплачивая работнику компенсацию за пользование его личным автомобилем начислять ЕСВ на компенсационные выплаты не нужно, так как эти выплаты не включается в фонд оплаты труда (п. 3.22 Инструкции № 5, п. 11 разд. 1 Перечня № 1170).

Но: что касается стоимости ремонтов, ТО, выполненных за счет предприятия, фискалы, прямой компенсации работнику стоимости ГСМ вероятнее всего, отнесут к объекту обложения ЕСВ как выплаты имеющие индивидуальный характер (пп. 2.3.4 Инструкции № 5).

4.      Налог на прибыль. Объект обложения налогом на прибыль определяется исключительно на основании бухучета и финансового результата до налогообложения, корректировку финрезультата на налоговые разницы НК в этом случае не предусматривает.

5.      НДС. Компенсация расходов работнику предприятия не подпадает под объект обложения этим налогом (п. 185.1 НК).

   2.      Аренда автомобиля у физлица

Особенности:

1.      Этот вариант подходит при использовании предприятием автомобиля любого физического лица, а не только работника. Гражданско-правовые отношения в сфере аренды транспортных средств урегулированы гл. 58 ГК. Для того чтобы аренда автомобиля состоялась, необходимо заключить соответствующий договор аренды с физлицом, который должен быть составлен в письменном виде и обязательно нотариально заверен (ст. 799 ГК).

Если этого не сделать, договор будет считаться ничтожным (ст. 220 ГК), и это может подтолкнуть налоговиков не признать расходы и налоговый кредит (если он есть) – что конечно является неправомерным. Исключение — ситуация, когда арендодатель зарегистрирован в качестве физического лица — предпринимателя (далее — ФЛП) и предоставляет транспортное средство в аренду в рамках своей предпринимательской деятельности. В этом случае нотариальное удостоверение не является обязательным (постановления ВХСУ от 14.11.12 г. по делу № 5009/1792/12и от 26.04.12 г. по делу № 5015/225/11).

2.      Особенность заключения договора аренды авто с директором предприятия: директор не может подписывать договор от имени обеих сторон, в такой ситуации от лица директора должно выступать другое лицо, уполномоченное им на подпись подобных договоров (ч. 3 ст. 238 ГК).

3.      Обратите внимание: в договоре должны быть указаны все существенные условия аренды, в том числе срок, размер арендных платежей, регулярность их выплаты и т. д. Если в договоре сроки выплаты арендной платы не определены, ее выплачивают ежемесячно (ч. 5 ст. 762 ГК).

Документальное оформление

Кроме договора аренды надо будет оформить факт передачи арендованного автомобиля акт приемки-передачи транспортного средства в аренду. Составляют такой документ в произвольной форме, поскольку утвержденной формы законодатель не предоставил. Таким же образом стоит оформить и возврат автомобиля арендодателю по окончании срока аренды.

Учетные моменты:

1.      Оприходование.Получение арендованного автомобиля отражается на забалансовом счете 01 «Арендованные необоротные активы» и учесть на этом счете автомобиль нужно по стоимости, указанной в договоре аренды (п. 8 П(С)БУ 14, Инструкция № 291).

2.      Арендные платежи.Так, расходы на уплату арендных платежей отражают на соответствующих счетах бухучета в зависимости от функционального назначения арендованного автомобиля.

3.      Прочие расходы на содержание и эксплуатацию арендованного автомобиля. Расходы на текущий ремонт, ТО, парковку, страхование, согласно нормам П(С)БУ 16 отражаются на тех же счетах учета расходов, что и арендная плата.

4.      Капитальный ремонт (если эта обязанность возложена на арендатора). осуществлять капитальный ремонт автомобиля (его модернизацию, модификацию, дооборудование и т. п.), приводящий к увеличению будущих экономических выгод, первоначально ожидаемых от его использования, происходит в соответствии с п. 8 П(С)БУ 14 и п. 21 Методрекомендаций № 561:

·         расходы на текущий и капитальный ремонт, которые не приводят к увеличению будущих экономических выгод, относятся в состав соответствующих расходов (аналогично корреспонденции, приведенной для бухгалтерского учета расходов на текущий ремонт собственного автомобиля);

·         расходы арендатора на улучшение объекта операционной аренды (модернизация, модификация, достройка, дооборудование, реконструкция и т. п.), которые приводят к увеличению будущих экономических выгод, отражаются арендатором как капитальные инвестиции в создание (строительство) прочих необоротных материальных активов. Для этого создается объект, учитываемый на субсчете 117 "Прочие необоротные материальные активы" с начислением амортизации прямолинейным или производственным методом (п. 27 П(С)БУ 7). При этом осуществляется корреспонденция ДТ 23, 91, 92, 94 и т. п. и Кт 132.

5.      НДФЛ и военный сбор. Доход физлица-арендодателя от предоставления в аренду автомобиля подлежит обложению НДФЛ и военным сбором (пп. 164.2.5 НК).
  Что касается расходов на текущий ремонт, ТО автомобиля, покупку ГСМ, то в доход арендодателя-физлица их не включают, поскольку никакого экономического эффекта он не получает. А вот капитальный ремонт (прочее улучшение), увеличивающие балансовую стоимость автомобиля в некоторых случаях могут включаться в доход физлица-арендодателя.

6.      ЕСВ. Согласно ч. 1 ст. 7 Закона № 2464 в базу для взимания единого взноса на общеобязательное социальное страхование (далее — ЕСВ) включаются суммы вознаграждений, выплачиваемые физическим лицам в соответствии с договорами гражданско-правового характера за выполненные работы (предоставленные услуги). Другими словами, вознаграждение по гражданско-правовым договорам попадает в базу для взимания ЕСВ, только в случае, если такой договор предусматривает выполнение работ (ст. 837 ГКУ) или предоставление услуг (ст. 901 ГКУ). Договор аренды, по которому производится выплата арендной платы физическому лицу, относится к гражданско-правовым договорам. Однако сдача транспортного средства в аренду не является ни выполнением работ, ни предоставлением услуг. Ведь в соответствии со ст. 759 ГКУ по договору аренды арендодатель передает или обязуется передать арендатору имущество в пользование за плату на определенный срок, т. е. факт выполнения работ или предоставления услуг в данном случае отсутствует. Следовательно, с суммы арендной платы, выплачиваемой физическому лицу, ЕСВ не взимается.

7.      НДС по товарам и услугам, приобретенным для содержания и эксплуатации арендованного автомобиля (стоянка, ремонт, ТО, ГСМ). предприятие отнесет в налоговый кредит. Для этого, конечно, оно должно иметь зарегистрированную в ЕРНН налоговую накладную. Но помните: при использовании арендованного автомобиля в нехозяйственной деятельности предприятия или в необлагаемых НДС операциях нужно начислить еще и «компенсирующие» налоговые обязательства по этому налогу (п. 198.5 НКУ).